Privata kontor passar växande team som behöver en egen, avskild arbetsmiljö och en gemensam bas. Välj inte bara efter antalet skrivbord. Pröva hur kontoret fungerar när teamet samlas, när flera kundsamtal pågår samtidigt och när nästa rekrytering börjar. Ett eget kontor behöver heller inte betyda att ni arbetar isolerat från andra företag.

Vad menas med privata kontor?

Ett privat kontor är en avskild arbetsyta som ett företag eller team disponerar för eget bruk. Skillnaden mot en gemensam arbetsyta är vem som använder själva kontoret. Mötesrum och andra resurser kan fortfarande delas med andra företag, beroende på upplägget.

Avskildhet är inte samma sak som ljudisolering. Om teamet hanterar känsliga kundsamtal eller personalfrågor behöver ni undersöka vad som hörs utanför rummet. Be att få pröva miljön, inte bara se den.

När är ett privat kontor rätt för ett växande team?

Ett privat kontor är värt att överväga när behovet av en gemensam bas och avskildhet återkommer i vardagen. Börja med situationerna där den nuvarande arbetsmiljön inte räcker till.

• Teamet behöver arbeta tillsammans utan att varje samling kräver en ny bokning.

• Kundsamtal, rekryteringsintervjuer och koncentrerat arbete behöver kunna pågå parallellt.

• Nya kollegor behöver en tydlig plats att möta teamet och lära känna arbetssättet.

• Ni vill ha ett eget sammanhang utan att tappa kontakten med andra entreprenörer.

Om behovet gäller en enstaka arbetsdag eller workshop, pröva först om ett bokningsbart rum löser uppgiften. Att kunna samla teamet ibland och att behöva en stadigvarande bas är två olika beslut.

Dimensionera kontoret för den dag då teamet samlas

Utgå från hur många som faktiskt behöver arbeta på plats samtidigt, inte bara från antalet anställda. Ett kontor som fungerar en lugn dag kan fungera annorlunda under en gemensam teamdag.

Kartlägg vilka dagar teamet samlas, vilka möten som kräver separata rum och var koncentrerat arbete ska ske medan andra pratar. Ta med planerade rekryteringar, men skilj beslutade behov från möjlig framtida tillväxt.

Exempel: ett hybridteam behöver mer än lediga platser

Ett hybridteam bör testa en full teamdag, inte bara en vanlig distansdag. Föreställ er att hela teamet är på plats, samtidigt som någon intervjuar en kandidat och andra har digitala kundmöten. Frågan är både om alla får plats och om aktiviteterna kan pågå utan att störa varandra.

Det här är ett tänkt exempel, inte ett kundresultat. Använd motsvarande situation från er egen vardag när ni går på visning.

Exempel: ett rekryterande team behöver en plan för nästa steg

Ett team som rekryterar bör undersöka vad som händer när kontorslösningen blir för liten. Fråga om det finns möjlighet att förändra upplägget, vad en förändring kostar och vilka villkor som gäller.

Utgå inte från att en större yta kommer att finnas när ni behöver den. Be att få skilja mellan det som kan avtalas nu och det som beror på framtida tillgänglighet.

Vad kostar privata kontor jämfört med ett kontor för en dag?

Ett pris för en arbetsplats under en dag säger inte vad ett privat kontor för hela teamet kostar. För en relevant jämförelse behöver ni veta om erbjudandet gäller en enskild plats, ett exklusivt rum eller en återkommande kontorslösning.

Om frågan är vad det kostar att hyra ett kontor för en dag, be om ett pris för just ett avskilt rum, för rätt antal personer och den tid ni behöver. Kontrollera att rummet disponeras av bara ert team. Jämför inte det priset direkt med ett medlemskap eller ett längre kontorsupplägg.

För en återkommande bas bör ni begära en specificerad offert och ställa samma frågor till varje alternativ:

• Vad gäller grundpriset och hur anges moms?

• Vilka arbetsytor och vilken tillgång till mötesrum ingår?

• Hur debiteras sådant som inte ingår, exempelvis extra rumsbokningar?

• Vilka villkor gäller för avtalstid, uppsägning och förändringar?

• Vilka engångskostnader eller andra betalningar behöver ni planera för?

Jämför kostnaden för samma användning: samma teamnärvaro, samma mötesbehov och samma period. Ett lägre grundpris räcker inte som jämförelse om erbjudandena täcker olika delar av vardagen.

En egen bas kan kombineras med ett större sammanhang

Ett privat kontor behöver inte vara ett val mellan arbetsro och kontakt med andra företag. Undersök både den egna arbetsmiljön och sammanhanget utanför dörren.

Vi på Epicenter är tillväxt- och affärsplattformen för techinnovation i Norden, där ekosystem, acceleration och plats möts. Vår community är kärnan. Platsen gör möten och samarbete möjliga.

För er som leder ett växande techbolag är frågan större än var teamet sitter. Vilka andra grundare vill ni träffa? Vilka erfarenheter behöver ni kunna dela? Hur vill ni att medarbetarna ska ta del av ett större sammanhang?

Be om konkreta exempel på hur en community fungerar i vardagen och vad som omfattas av det aktuella erbjudandet. Närhet till andra företag är en möjlighet, inte ett löfte om nya kunder, investeringar eller snabbare tillväxt.

Pröva kontoret mot er verkliga arbetsdag

En visning blir mer användbar när ni tar med konkreta arbetssituationer och ber att få undersöka dem på plats. Använd frågorna som underlag, inte som en poänglista.

1. Var sitter teamet när alla samlas?

2. Var sker ett konfidentiellt samtal medan resten arbetar?

3. Hur fungerar mötesrummen under den tid ni brukar behöva dem?

4. Vilka delar av erbjudandet är gemensamma, och vilka disponerar ni själva?

5. Vad händer med utrymme, kostnad och villkor om teamet växer?

6. Hur kan teamet delta i gemenskapen utan att störa det egna arbetet?

Samla svaren i ett gemensamt beslutsunderlag. Markera vad ni har prövat, vad som står i offerten och vad som behöver klargöras. Då blir det lättare att välja en bas som passar teamets nästa steg, inte bara dagens planritning.

Ta med er beskrivning av en vanlig arbetsdag och en full teamdag till nästa kontorsvisning.

Foto: Diva Plavalaguna, Pexels