När ni väljer eventlokaler i Stockholm för ett större företagsevent behöver lokalen passa det ni vill åstadkomma, inte bara antalet gäster. Börja med att välja huvudformat: ett scenprogram där alla ska kunna följa samma innehåll, eller ett mingel där möten mellan människor är poängen. Det valet styr hur ni bedömer kapacitet, teknik och flöde.

Välj lokal efter vad deltagarna ska göra

Ett event med presentationer kräver en tydlig scen, fungerande ljud och sikt från platserna. Ett event som ska skapa samtal behöver i stället plats för rörelse, registrering och naturliga möten. Ska ni kombinera båda formaten? Be om ett upplägg som visar hur lokalen ställs om mellan programpunkterna och hur lång tid det tar.

Skriv ned ett konkret mål innan ni begär offert. Det kan vara att deltagarna ska förstå en ny riktning, träffa relevanta personer eller lämna med ett beslut. Bestäm sedan hur ni tänker följa upp det. Antalet närvarande säger något om räckvidd, men inte om eventet uppfyllde sitt syfte.

Disruption Hall för ett gemensamt scenprogram

Disruption Hall på Epicenter Stockholm rymmer 240 personer i teatersittning, 140 vid runda bord eller upp till 300 vid mingel. Lokalen är 289 kvadratmeter och har en 12 meter bred LED-vägg, scen i två nivåer, ljud och ljus, mikrofoner och en tekniker på plats under hela eventet. Den har också en separat entré från Malmskillnadsgatan 44a samt yta för registrering och mingel.

Om eventets kärna är ett gemensamt scenprogram ger teaterkapaciteten en användbar utgångspunkt. Räkna ändå på ert faktiska upplägg: extra scenyta, kameror, servering och möblering kan påverka hur många som får plats på det sätt ni behöver.

The Terrace ger utrymme för mingel och middag

The Terrace på Epicenter Stockholm är en 300 kvadratmeter stor entresol med glastak och direkt tillgång till restaurangen. Den rymmer över 350 personer vid mingel, 150 i teatersittning eller 140 vid runda bord. Lokalen har två LED-skärmar, scen, ljud och ljus, mikrofoner och en AV-tekniker på plats under eventet.

För en kväll där samtalen är huvudsaken kan det vara ett relevant format. Om ni även vill ha en sittande middag eller en presentation för hela gruppen, be om en separat plan för just den möbleringen. Mingelkapaciteten är inte ett löfte om lika många sittande gäster. Be om en möbleringsskiss för varje del av kvällen innan ni låser antalet inbjudningar.

Be om en offert som går att planera efter

En bra lokalfråga beskriver vad som ska hända i rummet, inte bara datum och deltagarantal. Skicka med följande i samma förfrågan:

• Syftet med eventet och det viktigaste ni vill att deltagarna ska göra efteråt.

• Antal gäster per del av programmet: sittande, stående och eventuella talare eller medverkande.

• Behov av scen, visning, mikrofoner, inspelning eller deltagare på distans.

• Tider för inlastning, repetition, event, eventuell omställning och utlastning.

• Önskemål om mat, registrering och tillgänglighet för deltagarna.

Be sedan om tydliga besked om vad som ingår i priset, vilken bemanning och teknik som behövs, vilken möblering som är möjlig och vad som gäller vid ändringar. Fråga också vem som ansvarar för övergången mellan scenprogram och mingel, när lokalen kan vara redo för repetition och hur en eventuell livesändning ska testas. Be om en skiss över gästernas väg från entré och registrering till program och servering. Det är först när upplägget är specificerat som två offerter går att jämföra på ett rättvist sätt.

Utgå från målet, sedan från rummet

Epicenter är en plattform för tillväxt och affärer inom techinnovation i Norden som förenar community, acceleration och lokaler. För ett företagsevent är lokalen en del av arbetet, inte hela resultatet. Välj därför först mellan ett gemensamt scenprogram, mingel eller en kombination. Beskriv sedan ert mål och ert upplägg när ni frågar om en av lokalerna. Då kan ni få besked om vad som faktiskt fungerar för ert event.