Hvordan velger du riktig møterom i Oslo?

Start med hvordan deltakerne skal bruke rommet. Et kundemøte der dere går gjennom materiale rundt et bord, stiller andre krav enn en fagdag der alle følger samme program. Antall deltakere, oppsett, teknikk og servering avgjør hvilket rom som fungerer, ikke bare hvor mange stoler det er plass til.

Hos Epicenter Oslo ved Holbergs plass kan du velge mellom 12 møterom for 2 til 20 personer og konferanserommet Think Big, som har plass til opptil 60 personer i kinooppsett. Huset er et innovasjonshus, så møtet ditt foregår midt i et miljø der gründere, scaleups og større selskaper jobber og møtes hver dag.

Møterom eller konferanserom?

Det viktigste skillet er om gruppen skal jobbe sammen rundt et bord, eller følge presentasjoner som et felles publikum. Slik skiller de to alternativene seg fra hverandre:

• Kapasitet. Møterommene passer for grupper på 2 til 20 personer. Think Big har plass til opptil 60 personer i kinooppsett, altså med stolene vendt mot skjermene.
• Skjermer. Møterommene har TV skjermer på 55 til 65 tommer. Think Big har to skjermer på 98 tommer, som gjør det lettere for alle å følge presentasjonen.
• Tilkobling og arbeidsflater. Alle møterommene har skjermdeling med plug and play, HDMI og VGA, og whiteboard. Think Big har HDMI og VGA.
• Lyd og videomøter. Møterommene har lydanlegg, Bluetooth konferanse og utstyr for videomøter. I Think Big er lydanlegg og videokonferanse tilgjengelig på forespørsel.
• Servering. Catering kan bestilles til alle rommene.

Møterom til kundemøter og mindre arbeidsgrupper

Skal en mindre gruppe diskutere et tilbud, gå gjennom et prosjekt eller jobbe frem et forslag, er møterommene et naturlig valg. Med skjermdeling og whiteboard kan dere veksle mellom presentasjon og felles arbeid uten å bytte rom.

Velg rom etter hvor mange som faktisk deltar. Et rom som er litt for stort kan føles formelt, mens et rom som er for lite gjør det vanskelig å se underlaget og delta i samtalen. Skal dere holde en workshop, er det lurt å fortelle hva som skal skje i rommet. Trenger dere å dele gruppen, jobbe med store ark eller bevege dere mellom oppgaver, kan vi foreslå rommet som passer best.

Think Big til konferanse, fagdag eller frokostmøte

Think Big er laget for samlinger der deltakerne følger et felles program, enten det er en heldagskonferanse, en fagdag eller et kort frokostmøte. Rommet passer når gruppen er større enn det møterommene er beregnet for, eller når dagen hovedsakelig består av innlegg og presentasjoner.

Romoppsett som følger programmet

Think Big kan møbleres etter hvordan dere skal bruke dagen. Kinooppsett passer når alle skal følge presentasjoner. Klasseromsoppsett med bord gir plass til notater og PC. Skal dere utvikle ideer sammen, kan rommet settes opp for gruppearbeid og samtaler. Kapasiteten på 60 gjelder kinooppsett, så oppgi oppsettet dere ønsker når dere spør om rom.

Til større samlinger kan møterommene brukes som grupperom, slik at dere kan veksle mellom felles innlegg i Think Big og arbeid i mindre grupper.

Teknikk og videomøter

Avklar teknikken når dere booker, ikke når deltakerne ankommer. Skal noen delta digitalt, er det nyttig å oppgi hvilken møteplattform dere bruker og hvem som skal snakke. En foredragsholder på scenen og spørsmål fra salen krever ulike løsninger for lyd og kamera. Ta også med om dere skal vise presentasjoner fra egen PC, så sørger vi for riktig tilkobling.

Servering, fra kaffe og bakverk til lunsj

Dere kan bestille kaffe, frukt og bakverk til møtet, eller planlegge lunsj og middag som en del av samlingen. Til et kort kundemøte er enkel servering ofte nok. På en lengre fagdag gir en felles lunsj rom for samtalene mellom innleggene. Dere kan også spise i restauranten i huset. Oppgi tidspunkt, antall gjester og allergier når dere bestiller.

Dette bør forespørselen inneholde

En god forespørsel gjør det enkelt å få riktig rom og et tilbud som stemmer. Ta med:

• Dato og tidspunkt, inkludert tid til rigging før start.
• Antall deltakere og hvilket oppsett dere ønsker.
• Programmet, for eksempel presentasjoner, gruppearbeid eller diskusjon.
• Teknikk, som videomøte, digitale foredragsholdere og egen PC.
• Servering, med tidspunkt og eventuelle allergier.
• Vilkår, som pris, hva som er inkludert og regler for endring og avbestilling.

Skal dere samle flere enn 60 personer, har Epicenter Oslo også større eventlokaler som The Hive, Disruption Hall og The Atrium.

Les mer om møterommene og Think Big, eller ta kontakt med serviceteamet vårt for å finne rommet som passer samlingen deres.